一、采购的职责和使用场景

1. 采购的职责

采购这个角色自从有零售的时候，其实就诞生了。虽然行业众多，业务不一，但是采购这个角色的本质职责其实是没变的：即从资源市场获取资源的一种经济活动。说的直白点，就是找到合适的卖主，以合适的价格，买到合适的东西。

2. 使用场景

由于行业和业务的不同，采购这个角色的使用场景或者说工作场景其实是有区别的。比如从事生鲜业务的采购员，大部分是移动App场景为主，而从事超市非生鲜品类的采购，大部分是以固定工位PC场景为主。不同的使用场景，产品的设计也有所区分。

二、向谁采

“向谁采”中的“谁”其实指的就是资源市场，也即我们常说的供应商。既然有供应商，那么就涉及到供应商的信息管理，常见的信息管理方式有：

• 【增】：新增供应商信息，包括供应商名称、联系方式、法人、地址等基础信息；
• 【删】：删除供应商信息，如某个供应商不再使用，为避免信息混乱，可删除供应商信息（前提是该供应商不存在未完结的单据和财务相关信息）；
• 【改】：修改供应商信息，如联系人、联系电话等等的变更；
• 【查】：通过一定条件，如供应商名称、联系人、经营品类等进行信息查询；
• 【显】：显示供应商信息，即在需要该信息时，完整准确的显示供应商信息；
• 【算】：通常指的是计算，比如当前总共有多少供应商，每页展示10条，一共要展示多少页（页码）；
• 【传】：信息传输，比如上传营业执照、食品经营许可证等等。

蔬东坡供应商管理界面示意

三、采什么

1. 数据来源

采什么的数据来源主要有两部分：

1. 下属部门/门店的订货需求：这个很好理解，作为总部的采购员，需要负责下属门店/部门的订货需求；
2. 总部的市场/营销/人力需求：这个是除了下属门店/部门的需求之外，总部市场/营销/人力部门还有另外的需求，比如作为总部的人力，需要采购一批粽子作为节日礼品发放给员工。

2. 产品方案

采什么的重点在于“什么”，这里要解决的一个问题就是品商关系，即商品与供应商的关系，核心关键在于下面5点：

1. 商品所属的供应商：A商品属于1号供应商；
2. 商品采购单位：饮料是按件采还是按箱采；
3. 采购规格：即采购单位与商品最小单位的换算关系，比如一箱等于12瓶；
4. 采购价：对应采购单位的采购价，比如一箱矿泉水12元；
5. 最小采购量：单次采购的最小采购数量，比如农夫山泉最小采购量为5，即5箱起采。

悦厚品商关系管理界面示意

四、采多少

采多少需要考虑数据来源方的需求及供应商的采购单位和最小采购量。正常情况下，采购量应该大于等于最小采购量的。而对于采购量的大小，除了人工录入，更多依赖系统的预测，而业界对于采购量的系统预测有比较成熟的算法模型，这里简单列举一下。

1）定性预测

• 经验估算法；
• 菲尔德法；
• 生命周期预测法；
• 顾客意见法；
• ……

2）定量预测

① 时间序列分析法

• 简单平均法；
• 移动平均法；
• 指数平均法；
• 季节变动预测法。

② 因果分析法

• 相关回归预测；
• 马尔可夫预测；
• ……

五、怎么采

在明确了向谁采、采购多少后，我们需要明确一下怎么采。采购与供应商之间交互的单据通常是采购单。而采购单就是怎么采的核心。

1. 生成流程

因为采什么的数据来源是下属部门/门店的订货需求和总部的市场/营销/人力需求，所以生成流程一般是将这两个需求来源的数据（通常叫订货单）进行汇总，生成采购单。

2. 包含元素

采购单主要包含以下元素。

供应商信息：

• 名称；
• 联系人；
• 联系电话；
• 联系地址。

商品：

• 名称；
• sku编码；
• upc编码。

采购单位、采购数量、采购单价、采购规格、采购门店/需求方、采购总价。

系统的采购单需要将纸质采购单数据还原。